Datenschutzhinweis bei Videokonferenzen

Ergänzende Datenschutzinformationen zur Verwendung unserer Videokonferenzsysteme

Wir setzen als Videokonferenzsysteme die Tools „ZOOM“ der Fa. Zoom Video Communications, Inc. und das Tool „Teams“ der Fa. Microsoft ein. Nähere Angaben zur Datenverarbeitung durch die Anbieter der von uns eingesetzten Videokonferenzsysteme, finden Sie unter https://zoom.us/docs/de-de/privacy-and-security.html und https://privacy.microsoft.com/de-de

Verarbeitung Ihrer Personenbezogenen Daten

Bei der Nutzung unserer Videokonferenzsysteme werden die Daten verarbeitet, die Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen:

  • Angaben zum Nutzer: Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse (optionale Angabe), Profilbild, -informationen (optionale Angaben), bevorzugte Sprache etc.
  • Meeting-Metadaten: Meeting-ID, Teilnehmer-IP-Adressen, Servicedaten zur jeweiligen Sitzung und Nutzung des Systems (Daten von Geräten/genutzter Hardware), Telefonnummern (bei Einwahl mit dem Telefon), Ort, Name des Meetings und ggf. Passwort vom Veranstalter
  • Chat-, Audio- und Videodaten: Damit Audio- und Videoübertragung stattfinden können, benötigt die Anwendung Zugriff auf Ihr Mikrofon bzw. Ihre Videokamera. Sie können diese jederzeit selbst über die jeweilige Applikation stumm- bzw. abschalten. Ggf. von Ihnen gemachte Texteingaben im Chat werden ebenfalls verarbeitet, z. B. zur Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings.
  • Bei Aufzeichnungen (optional, bzw. nur mit Einwilligung): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. Sofern „Online-Meetings“ aufgezeichnet werden sollen, werden wir Sie im Vorfeld transparent darüber informieren, und – soweit erforderlich – um Ihre Zustimmung bitten. Ihre Zustimmung erfolgt freiwillig. Sie können diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ab Widerruf wird die Aufzeichnung gestoppt.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen (oder Pseudonym) machen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ sind:

  • Art. 6 Abs. 1 Lit. f DS-GVO – unsererseits besteht ein berechtigtes Interesse in der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO – die Meetings werden im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen durchgeführt
  • § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG – sofern personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, erfolgt die Datenverarbeitung zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
  • Art. 6 Abs. 1 Lit. a DS-GVO und ggf. § 26 Abs. 2 BDSG (bei Beschäftigten) – Ihre Teilnahme an „Online-Meetings“ kann sich aus der Erteilung einer Einwilligung ergeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit von Ihnen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Werden die von Ihnen überlassenen Daten an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt?

Eine Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt, wenn sich Teilnehmende an einem „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten. In diesem Fall erfolgt das Routing von Daten über Internetserver, die sich außerhalb der EU befinden. Die Daten sind während des Transports über das Internet verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Eine Übermittlung in ein Drittland findet statt, da wir die Videokonferenzsysteme von Anbietern aus einem Drittland (in diesem Fall USA) einsetzen.